Au sein du pôle Administratif et Logistique, vous gérez les activités administratives en soutien de l'action managériale des différentes entités MAIF du Centre et intervenez dans le domaine des ressources humaines, de la logistique ou de la sécurité.

Vos missions :

Vous gérez l'accueil physique  et téléphonique du site.

Vous assisterez les managers dans la gestion de leurs activités avec notamment  : l'organisation des rendez-vous, les déplacements, la recherche et le traitement des données et informations.

Vous participez en relai des managers à la création et au suivi d'outils inhérents à la planification des activités des gestionnaires ou conseillers (tableaux et supports de planification, répartition des numents, déclarations ou spécialités...)

Vous construirez des indicateurs de pilotage à destination des managers.

Vous préparerez l’organisation des réunions (réservation de salles etc) et réaliserez des comptes rendus.

Vous participerez à la préparation d’évènements internes au Centre (moments de convivialité, séminaires) : support de communication, logistique etc.

Vous assurerez le suivi des pannes/incidents concernant l’entité.

Vous assurerez une assistance logistique auprès des managers, en prenant en charge notamment le suivi des stocks de matériel du site (livraisons, commandes de fournitures, relais prestataires...), l'activité courrier

Vous gèrerez une partie de la gestion administrative du personnel du Centre : Horoquartz, suivi des habilitations, déclaration accidents de travail, suivi des effectifs, lien avec la médecine du travail (prise de rdv, facturation...), lien avec les infirmières ou mission handicap, accueil des nouveaux arrivants (habilitations, présentation des outils, des locaux…) 

Vous assurerez la saisie de la comptabilité du Centre ainsi que la commande des fournitures et prestations sous Qualiac.

Vous partagerez la gestion immobilière du site MAIF de Labège avec les assistantes des autres services MAIF concernés.

Vous contribuez à la mise à jour des actions et informations liées à la sécurité du site (lien avec les services supports ou prestataires, documentations diverses...).

 Vous évoluez au sein du Centre de Gestion MAIF de Labège, regroupant le Centre de Gestion Expert, le Centre de Gestion Généraliste, Le CATS ou encore divers services extérieurs.

Rattaché au CGE, vous êtes un véritable acteur clé de la bonne vie du site.

Pourvu d’excellentes capacités relationnelles, vous savez être moteur pour favoriser un climat de travail bienveillant et respectueux de vos collègues.

A l’écoute et au service de vos interlocuteurs internes et externes, vous savez mettre à profit votre aisance relationnelle ainsi que votre bonne maîtrise de l’oral et de l’écrit pour favoriser des relations professionnelles de qualité (Techniques / Humaines) en totale adéquation avec la politique et l’image du Groupe MAIF.

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’organisation interne de l’entreprise, et êtes curieux (se) de découvrir de nouveaux univers vous permettant de promouvoir le groupe MAIF à l’externe.

Vous êtes d’un naturel dynamique, rigoureux (se), complété d’un réel esprit d’initiative vous savez vous adapter et faire preuve d’organisation et d’autonomie.

Vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils bureautiques (SUITE OFFICE) et notamment Excel n'a plus de secret pour vous et pratiquez les outils collaboratifs (Teams, sharepoint, Maya…).

Une bonne connaissance des outils métiers de gestion serait un plus.