Vous exercerez vos activités au sein de l'entité Engagement et Actions sociétales et serez chargé(e) d’assister le responsable de l'entité ainsi que les managers des différents services.

Vous aurez pour principales missions : 

• le suivi budgétaire de l’entité (enregistrement des factures, compensations, engagements…) en qualité de correspondant économique,
• la gestion de l'agenda et de l'accueil téléphonique d'un ou plusieurs managers, 
• la gestion de la messagerie d'un ou plusieurs managers : analyse et tri des demandes, routage au sein de l'entité si nécessaire,
• le recueil et la coordination des différentes informations à relayer et les relances éventuelles (Kifékoi, plans de communication…), 
• le suivi du temps de travail,
• la gestion administrative des congés des équipes ainsi que l’organisation des déplacements,
• la gestion des modalités pratiques pour faciliter l’intégration des nouveaux collègues au sein de l’entité, 
• la préparation des ordres du jour des différentes réunions au sein de l’entité avec les relances éventuelles,
• l’organisation et la gestion des séminaires, réunions, déjeuners, ainsi que la réservation des différents restaurants et traiteurs pour les besoins de l’entité, 
• la production des supports d’information pour le(s) service(s), par application des consignes du management, 
• la réalisation de documents de présentation et d’animation de réunions, 
• la production de comptes rendus de réunions, 
• la réception et distribution des courriers, 
• la gestion des fournitures et logistique ainsi que des problèmes techniques. 

Vous serez en contact avec de nombreux interlocuteurs (collaborateurs, mandataires du conseil d’administration, partenaires et journalistes…).  

Titulaire d'un BTS assistant(e) manager ou équivalent, vous justifiez d'une expérience de 2 à 3 ans minimum en tant qu'assistante de direction. 

Vous avez déjà fait preuve : 

• de rigueur et de méthodologie pour la maitrise d’un suivi budgétaire,
• d'excellentes qualités rédactionnelles, d'une bonne maîtrise de l'expression écrite et orale,
• de réactivité, d'adaptabilité, de souplesse d'organisation et de disponibilité en rapport avec les délais dans lesquels certains travaux doivent être réalisés,
• de discrétion, de sens du service et de confidentialité, 
• d'une forte autonomie et d'aptitudes à prendre des initiatives,
• d'une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).